ARCHIVO PERSONAL

Es una oportunidad para ordenar la vida ya que es de gran importancia los documentos  porque destaca lo que las personas han realizado en su vida ya sea cultural, político y social de una comunidad, religión o país.

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Es bueno conservar los documentos producidos o recibidos  para recuperarlos en el momento oportuno, cada persona es una organización con una estructura y unas funciones, con derechos y deberes, fracasos, logros lo cual todo queda registrado en los documentos y esta se materializa cuando es registrada y se puede definir como hechos.

El tener el archivo personal organizado es una gran ventaja ya que refleja el orden de nuestra propia vida.

¿QUE ES EL ARCHIVO PERSONAL?

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Es un conjunto de documentos en diferentes soportes producidos o recibidos por un persona en razón de las diferentes actividades desarrolladas durante su vida.
Para ordenar los documentos personales los podemos agrupar por asunto por ejemplo documentos de:

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• Identificación: Registro civil, cédula.
• Escolaridad: Títulos académicos, diplomas. 
• Laborales: Hojas de vida, contratos.
• Patrimoniales: Escrituras, facturas.
• Fiscales: Recibos de pago de impuestos, declaración de renta. 
• Servicios públicos: Recibos pago de servicio (agua, luz, gas).
• Salud: Historia clínica, certificado de vacunas.

Estos documentos se pueden agrupar en carpetas y en el interior de cada uno se da una organización cronológica para encontrar primero el documento mas reciente y las carpetas se organizan alfabéticamente.

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Para conservar el archivo personal se deben ubicar las carpetas en un mueble donde no se estropeen no haya humedad ni polvo y se pueda manipular fácilmente, se recomienda que cada vez que se utilice un documento se debe dejar en el mismo sitio, se recomienda que al manipular los documentos se debe tener las manos limpias, no humedecer los dedos, no utilizar los  ganchos metálicos ya que este deteriora el documento se recomiendan los ganchos plásticos y restaurar con la cinta mágica. 

Si tenemos vídeos, cintas magnéticas para conservar las debemos ubicar en lugares alejados de fuentes magnéticas, lejos del calor y la humedad.

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TOMADO DE: 

MEJÍA ECHEVERRI, Myriam.  El archivo personal.  A.G.N. COLOMBIA, Bogotá,  2001.  [En línea]. Disponible en internet: http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/142670/mod_resource/content/1/EL%20ARCHIVO%20PERSONAL%208p.pdf.  Consultado el 14/08/2015